○雨竜町立学校文書管理規程
平成14年3月29日
教育長訓令第2号
(趣旨)
第1条 この規程は、雨竜町立学校(以下「学校」という。)における文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(表簿)
第2条 学校においては、文書処理簿として文書収受簿及び文書発送簿を備えなければならない。
2 文書処理簿の様式については、小・中学校校長が協議し統一様式を定めるものとする。
3 第1項に定める文書処理簿は、毎年4月1日に更新する。
(文書の収受)
第3条 文書の収受は、教頭(教頭に事故あるときは、あらかじめ校長が指定する職員。以下同じ。)の管理の下に行わなければならない。
2 収受文書は、文書の余白に受付スタンプ及び回議スタンプを押し、文書収受簿に必要事項を記入の上、校長の閲覧に供さなければならない。
3 職員は、文書を直接受領したときは、遅滞なくその文書を教頭に回付しなければならない。
(勤務時間外等の到着文書の処理)
第4条 職員は、勤務時間外又は土・日曜日、休日若しくは休暇日(以下「日曜日等」という。)に到着した文書を受領したときは、速やかに教頭に回付しなければならない。ただし、電報又は至急処理を要すると認められる文書を受領したときは、直ちに、教頭にその旨を連絡しなければならない。
(発信文書の作成)
第5条 発信文書は、校長の名義を用いて作成しなければならない。
(発信文書の発送)
第6条 発信文書の発送は教頭の管理の下に行わなければならない。
(1) 文書発送簿に必要事項を記載し、発信文書に発信番号及び発信月日を記入して公印の押印を受けること。(ただし、軽微なものの記載は省略することができる。)
(2) 前号の発信番号は、雨竜小学校は雨小、雨竜中学校は雨中の発信記号の次に、文書発送簿の記載欄の番号を用いなければならない。
(秘密文書の取扱)
第7条 文書で秘密保持の必要があるもの(以下本条において「秘密文書」という。)の指定及び解除は校長がしなければならない。
2 校長は、秘密の取扱いを要する事案を処理させるときは、当該職員に対し、その旨を示して必要な指示をしなければならない。
3 前項の事案の処理に当たつては、当該職員は、秘密が漏れないように細心の注意を払わなければならない。
(文書の分類)
第8条 学校においては、文書の所在を常に明確にするとともに、文書の検索を迅速に行うため、文書編集保存分類表を作成しなければならない。
(文書の管理)
第9条 校長は、文書の管理責任者を明確にし、文書を適切な場所で保管させなければならない。特に保護すべき個人情報については施錠等のある場所で管理させなければならない。
(文書の保存期間)
第10条 文書の保存期間は、学校教育法施行規則(昭和22年文部省令第11号)第15条第1項、雨竜町立学校規則(平成11年教育委員会規則第3号)、その他法令等の規定により規定するもののほか校長が定める。
(補則)
第11条 この教育長訓令に定めるもののほか、学校の文書の管理に関し必要な事項は、校長が定める。
附則
この教育長訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成29年4月25日教委訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行し、平成29年4月1日から適用する。
情報公開及び個人情報の開示等に係る学校事務処理要領
雨竜町立学校における公文書(以下「学校文書」という。)の公開請求及び開示請求に係る事務処理は、次の要領によるものとする。
(請求書の受理)
1 雨竜町教育委員会教育課(以下「教育課」という。)は雨竜町総務課(以下「総務課」という。)から学校文書に係る請求書の送付を受けたときは、速やかにその写しを当該学校に送付するものとする。
(学校文書の検索)
2 校長は、教育課から学校公文書に係る公開請求書及び開示請求書の写しの送付を受けたときは、速やかに当該文書の検索をするものとする。
(決定期間の決定)
3 学校文書に係る公開決定延期及び開示等決定延期については、教育課と校長が協議して決定するものとする。
(決定期間の延長に係る協議)
4 校長は、当該文書に係る公開及び開示等についての期間の延長が必要な場合には、速やかにその旨を教育課に連絡し、延長の決定について教育課と協議するものとする。
(決定の決裁)
5 学校文書の公開等及び開示等に係る決定については、事前に教育課と校長が協議し、教育長の決裁を受けるものとする。
(決定通知書の記載要領)
6 学校文書の公開及び開示等に係る決定通知書の記載に当たつては、その内容について校長と事前に協議するものとする。
(決定及び決定通知書の記載に係る協議)
7 校長は、学校文書に係る公開等又は開示等の決定及び決定通知書の記載について、教育課から意見を求められた場合は、速やかに対応するものとする。
(審査請求書の受理)
8 教育課は、総務課から学校文書に係る審査請求書の送付を受けたときは、必要な事項が記載されていることを確認し、審査請求書を受理し、速やかにその写しを校長に対して、送付するものとする。
(再検討及び審査会への諮問)
9 教育課は、学校文書に係る審査請求においては、校長と再検討に係る協議をし、当初決定を取り消して、公開請求又は開示等請求に応じるか、若しくは、当初決定を維持するかについて、速やかに教育委員会に諮り、当該審査請求に係る対応を決定するものとする。この場合において、教育課は、教育委員会が当初の決定を行つたときは、速やかに情報公開審査会・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)へ諮問するものとする。
(審査請求に対する採決等)
10 教育課は、審査会に諮問した学校文書に係る審査請求について、答申を受けたときは、その答申を最大限に尊重して、当該審査請求に係る裁決について起案し、速やかに裁決の通知を審査請求人に送付するものとする。この場合、その写しを校長にも送付するものとする。
(公開請求・開示請求の対応)
11 学校に直接公開請求又は開示等請求があつた場合、請求者に対して、事務処理について説明し、総務課が受付窓口である旨を知らせるものとする。