○通信機器の利用に係る文書処理の特例に関する規程
平成15年12月1日
訓令第2号
(趣旨)
第1条 この訓令は、文書事務の処理に関する事項のうち通信機器を利用した文書処理について、雨竜町役場処務規則(昭和27年雨竜町規則第6号)の特例を定めるものとする。
(1) 通信機器 次に掲げるものをいう。
ア ファクシミリ装置
イ 総務課長が指定するシステムで運用される電子メール又は電子掲示板の利用に係る送受信装置
ウ 総合行政ネットワークの電子文書交換システムに係る送受信装置(以下「電子文書交換システム」という。)
(2) 電子文書 電子計算機による情報処理の用に供される電子情報のうち、電子文書交換システムの利用により送受信が行われ、かつ、主務課長が公文書と特定するものをいう。
(3) 電子署名 電子文書について行われる措置であつて、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該電子文書が当該措置を行つた者の作成にかかるものであることを示すものであること。
イ 当該電子文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(対象文書)
第3条 通信機器(電子文書交換システムを除く。)を利用することができる施行文書は、雨竜町役場処務規則第33条第3号ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書(第6条第1項において「軽易な文書」という。)とする。
2 電子文書交換システムを利用することができる施行文書は、雨竜町役場処務規則第33条第3号に規定する公印を押印する文書とする。
(対象機関等)
第4条 前条の施行文書の相手方は、国又は地方公共団体及び通信機器を利用して施行することについて同意を得た機関等とする。
(起案)
第5条 通信機器を利用する施行文書には、起案用紙の特記事項欄に次に掲げる施行区分のいずれかを記載し、決裁を受けなければならない。
(1) ファクシミリ施行
(2) 電子メール施行
(3) 電子掲示板施行
(4) 電子文書交換システム施行
(電子署名)
第6条 電子文書交換システムを利用して施行文書(軽易な文書を除く。)を送信する場合においては、雨竜町役場処務規則第33条第3号の規定による職印又は町印の押印に代えて、電子署名を付与するものとする。
2 電子署名は、総務課長が指定する電子文書管理者又は電子文書管理主任が行うものとする。
3 電子署名を付与するために必要な事項は、別に定める。
(施行)
第7条 通信機器を利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。
2 電子文書交換システムを利用する施行文書は、総務課長が別に定める方法により電子文書管理者又は電子文書管理主任が送信しなければならない。
(収受)
第8条 電子文書管理者又は電子文書管理主任は、通信機器を介して受信したもののうち、公文書と特定したものについては、紙に出力し雨竜町役場処務規則に基づき処理するものとする。ただし、軽易な文書や紙に出力しないほうが円滑に処理ができる場合は、電子データのまま処理することができるものとする。
附則
この訓令は、平成15年12月1日から施行する。